Verovapaa lahjakortti työntekijälle – milloin ja miten se on mahdollista?

Lahjakortit ovat suosittu tapa muistaa työntekijöitä ja osoittaa arvostusta. Suomen verosäännöt voivat kuitenkin tuoda asiassa mutkia matkaan. Työnantajien on tärkeää varmistaa, että lahjakortit pysyvät verovapaina ja täyttävät verottajan ehdot. Muuten seurauksena voi olla ennakoimattomia verokuluja sekä yritykselle että työntekijälle.

Tässä artikkelissa käymme läpi, milloin lahjakortti on verovapaa ja miten henkilöstölahjojen verotus toimii.

Henkilöstölahjat ja lahjakortit: Verotuksen pelisäännöt ja käytännön vaikutukset

Miten henkilöstölahjat vaikuttavat työhyvinvointiin?

Henkilöstölahjat voivat vaikuttaa merkittävästi työntekijäkokemukseen. Esimerkiksi:

• Sitoutuminen kasvaa: Henkilöstölahjat voivat osoittaa, että työnantaja arvostaa työntekijöitään, mikä parantaa työilmapiiriä ja vähentää henkilöstön vaihtuvuutta.
• Yrityskulttuuri vahvistuu: Yhteiset muistamiset, kuten joululahjat tai yrityksen vuosipäivänä jaettavat lahjat, tukevat yhteisöllisyyttä ja vahvistavat työntekijöiden yhteenkuuluvuuden tunnetta.
• Kilpailukyky paranee: Pk-yrityksille lahjakäytännöt voivat olla keino erottua työnantajamarkkinoilla, etenkin jos suorat palkankorotukset eivät ole mahdollisia.

Henkilöstölahjojen ja lahjakorttien verotus: Säännöt ja erityisehdot

Verovapauden ehdot henkilöstölahjoille

Jotta työnantajan antama lahja olisi verovapaa, sen on täytettävä seuraavat ehdot:

• Ei käteistä: Käteislahjat ja rahaksi vaihdettavat lahjakortit ovat aina veronalaisia.
• Satunnaisuus: Lahjojen antamisen on oltava epäsäännöllistä, eikä niistä saa muodostua jatkuvaa tai säännöllistä etua.
• Kollektiivisuus: Lahjan on oltava koko henkilöstölle tai ennalta määritellylle henkilöstöryhmälle tarkoitettu, ei yksittäisille työntekijöille henkilökohtaisena etuna.
• Arvoraja: Lahjan arvo saa olla enintään 100 euroa vuodessa per työntekijä. Jos tämä raja ylittyy, koko lahjan arvo muuttuu veronalaiseksi tuloksi

Käytännön esimerkkejä:

• Verovapaa lahja: Yritys antaa koko henkilöstölleen 75 euron arvoiset Delicard-lahjakortit joululahjaksi.
• Veronalainen lahja: Työntekijä saa 120 euron arvoisen henkilökohtaisen lahjan merkkipäivänä.

Lahjakorttien verotus: Erityissäännöt

Lahjakortit ovat suosittu henkilöstölahja, mutta niiden verotus on tarkasti säänneltyä. Verovapauden säilyttämiseksi lahjakorttien tulee täyttää seuraavat ehdot:

Lahjakortti ei saa olla käteiseen rinnastettava:

• Jos lahjakortti toimii kuten käteinen (esim. prepaid-maksukortti, jota voi käyttää lähes mihin tahansa), se on aina veronalaista tuloa.
• Verovapauden säilyttämiseksi lahjakortin on kohdistuttava tiettyihin tuotteisiin tai palveluihin, kuten ravintoloihin, elokuviin tai hyvinvointipalveluihin.

Lahjakortin on oltava kollektiivinen etu:

• Kaikkien työntekijöiden tai tietyn henkilöstöryhmän on voitava saada lahjakortti. Lahjakortteja ei voi jakaa henkilökohtaisina kiitoslahjoina vain valituille työntekijöille ilman veroseuraamuksia.
• Arvoraja: Verovapaan lahjakortin yhteenlaskettu arvo saa olla enintään 100 euroa vuodessa. Ylimenevä osuus tekee koko lahjakortista veronalaisen.

Käytännön esimerkkejä:

• Verovapaa lahjakortti: 50 euron elokuvalahjakortti koko henkilöstölle yrityksen vuosipäivänä.
• Veronalainen lahjakortti: Esimies jakaa lahjakortteja vain tietyille työntekijöille henkilökohtaisena palkkiona.
• Verovapaa lahjakortti: Työntekijälle annetaan 80 euron lahjakortti jouluna, esimerkiksi Edenredin Delicard-lahjakorttina, joka tarjoaa monipuolisia vaihtoehtoja eri tarpeisiin.

Veronalainen lahjakortti: Työntekijälle jaetaan vuoden aikana kaksi lahjakorttia, joiden yhteisarvo on 120 euroa.

Yrittäjän parhaat käytännöt: Henkilöstölahjat verovapaasti ja fiksusti  

Selkeä ja hyvin suunniteltu lahjakäytäntö auttaa yrityksiä hyödyntämään verovapaita lahjakortteja ilman veroriskejä. Kun säännöt määritellään etukäteen, niiden noudattaminen on helpompaa ja hallinnollinen taakka kevenee.

Hyvin laaditun lahjakäytännön keskeisiä elementtejä ovat esimerkiksi seuraavat:

• Kelpoisuuskriteerit: Määrittele, ketkä työntekijät voivat saada verovapaita lahjoja.
• Lahjatyypit ja rajoitukset: Varmista, että lahjakortit koskevat vain sallittuja tuotteita tai palveluita.
• Arvon rajoitukset: Pidä verovapaiden lahjojen yhteenlaskettu arvo alle 100 euroa per työntekijä vuodessa. Poikkeuksena voivat olla erityistilanteet, kuten merkkipäivät (esimerkiksi 50-vuotissyntymäpäivä), pitkä palvelus (esim. 20 vuotta samassa yrityksessä) tai eläkkeelle siirtyminen, jolloin verovapauden enimmäisarvo voi olla suurempi Verohallinnon ohjeistuksen mukaisesti.

Tiheys ja tilaisuudet: Rajaa lahjat tiettyihin tilanteisiin, kuten juhlapyhiin tai yrityksen merkkipäiviin.

Kun lahjakäytännön pelisäännöt tuodaan selkeästi esiin henkilöstölle ja taloushallinnolle, voidaan välttää tahattomat verovelat ja varmistaa lahjojen tasapuolinen jakautuminen. Selkeä ohjeistus myös vähentää hallinnollista työtä ja helpottaa kustannusten seurantaa sekä sääntöjen noudattamista.

Asiallinen dokumentointi on olennaista lahjojen verotuksen kannalta. Pidä tarkkaa kirjanpitoa kaikista työntekijöille annetuista lahjoista, mukaan lukien:

• Lahjan päivämäärä ja syy
• Luettelo lahjan saajista sekä vahvistus siitä, että lahjat on jaettu kollektiivisesti.
• Lahjan tyyppi (esim. lahjakortin tiedot) ja arvo per työntekijä.
• Laskut tai kuitit veroraportointia varten.

Verohallinto saattaa pyytää näitä tietoja tarkastuksen yhteydessä. HR- tai kirjanpitojärjestelmien hyödyntäminen helpottaa lahjakulujen seurantaa ja varmistaa, ettei verovapaita rajoja ylitetä.

Veroasiantuntijan konsultointi voi tuoda pk-yrityksille varmuutta sääntöjen noudattamiseen. Asiantuntija voi esimerkiksi:

• Tarkistaa, täyttääkö tietty lahjakortti verovapauden ehdot.
• Varmistaa, että yritys noudattaa ajankohtaisia verosäännöksiä.
• Auttaa optimoimaan lahjakäytännöt verotuksen kannalta parhaalla mahdollisella tavalla lain puitteissa.

Säännölliset verotarkistukset auttavat yrityksiä mukautumaan mahdollisiin lainsäädännön muutoksiin ja minimoimaan odottamattomat veroseuraamukset. Ennakoiva verosuunnittelu voi ehkäistä ikäviä yllätyksiä.

Pk-yritykset voivat hyödyntää verovapaita lahjakortteja turvallisesti ja tehokkaasti, kun lahjakäytännöt ovat selkeät, dokumentointi kunnossa ja asiantuntevaa neuvontaa saatavilla.

Yhteenveto verovapaista lahjakorteista

Verovapaat lahjakortit ovat kustannustehokas tapa palkita työntekijöitä ja samalla noudattaa Suomen verosääntöjä. On oleellista varmistaa, että lahjakortit täyttävät Verohallinnon määrittämät ehdot. Jos lahjakortin verovapauden edellytykset eivät täyty, seurauksena voi olla ennakoimattomia veroseuraamuksia sekä työnantajalle että työntekijälle. Selkeät pelisäännöt ja huolellinen suunnittelu auttavat yrityksiä välttämään ikävät yllätykset. Kun lahjakorttien verotus on hoidettu oikein, ne ovat erinomainen tapa osoittaa arvostusta henkilöstölle ja samalla hallita palkitsemiseen liittyviä verokuluja.

Tee työntekijöiden muistamisesta helppoa ja tyylikästä: valitse Edenredin Delicard-lahjakortit ja anna lahja, joka varmasti ilahduttaa!

Usein kysyttyä

Voiko lahjakortin antaa työntekijälle useamman kerran vuodessa verovapaasti?

Lahjakortin voi antaa useamman kerran vuodessa, mutta verovapauden säilyttämiseksi yhteenlasketun arvon on pysyttävä alle 100 euron rajan. Jos tämä raja ylittyy, koko lahjakorttisumma muuttuu veronalaiseksi tuloksi.

Voiko työntekijä valita lahjakortin itse useista vaihtoehdoista?

Kyllä, jos lahjakortit on ennalta rajattu verottajan hyväksymiin kohteisiin, kuten kulttuuri- tai liikuntapalveluihin. Jos työntekijä voi valita lahjakortin vapaasti mihin tahansa, se saatetaan katsoa käteiseen rinnastettavaksi ja veronalaiseksi tuloksi.

Onko merkkipäivälahja verovapaa, jos se annetaan lahjakorttina?

Merkkipäivälahja voi olla verovapaa, mutta sen on oltava kohtuullinen (yleensä enintään 100–300 €) ja työntekijälle annettava vain harvoin, kuten 50- tai 60-vuotispäivänä. Jos se ylittää kohtuullisen arvon tai annetaan säännöllisesti, se muuttuu veronalaiseksi.

Voiko lahjakortin käyttää verkkokaupoissa ilman veroseuraamuksia?

Kyllä, jos lahjakortti on rajattu tiettyyn verkkokauppaan tai tuotteisiin, kuten hyvinvointipalveluihin. Jos se on yleiskäyttöinen verkkokauppalahjakortti, jolla voi ostaa mitä tahansa, se saatetaan katsoa rahaan verrattavaksi ja veronalaiseksi.

Onko työnantajan pakko ilmoittaa verovapaat lahjakortit verottajalle?

Ei, jos ne täyttävät verovapauden ehdot (kollektiivisuus, arvoraja, kohdennus tiettyihin tuotteisiin tai palveluihin). Veronalaisista lahjakorteista työnantajan on tehtävä ilmoitus, ja ne vaikuttavat työntekijän verotettavaan tuloon.